Datenschutz 4.0, was verbirgt sich dahinter?
Die tägliche Arbeit der Datenschutzbeauftragten oder auch für Unternehmen, die keinen DSB haben, ist im Allgemeinen ein recht mühsames Geschäft. Es sind viele Dokumente zu erstellen und zu verwalten. Und dabei gibt es doch viel wichtigere Dinge zu tun, um den Datenschutz vorwärtszubringen.
Unser Team hat analysiert, mit welchen Werkzeugen wir hier das Feld unterstützen können. Basis musste eine Datenbank sein, die zuverlässig und DSGVO-konform in der Cloud läuft. Darauf setzt eine Software auf, die Routineaufgaben komfortabel unterstützt und die Verwaltung der Dokumente und Aufgaben automatisiert.
Mitarbeitende werden zentral erfasst. Für die jährliche Sensibilisierung zum Datenschutz, die IT-Sicherheitsschulung oder die Vereinbarung zur Vertraulichkeit sind nur noch wenige Klicks notwendig. Jede Maßnahme wird automatisch dokumentiert. Man hat immer einen aktuellen Nachweis.
Einhaltung des Datenschutzes
Früher war die Einhaltung von Datenschutzvorschriften ein manueller, komplizierter Prozess. Was früher umfangreiche Schulungen und monatelange Arbeit erforderte, dauert jetzt nur noch Minuten!
Was macht eine Datenschutz-Software?
Eine gute Datenschutzmanagement-Software hilft Unternehmen, Vereine und öffentliche Stellen bei der Einhaltung der Datenschutzvorschriften nach DSGVO und anderen Rechtsnormen. Dabei werden alle Arbeitsabläufe untersucht, bei denen Daten erhoben und verarbeitet werden. Es wird festgelegt, wie diese regelmäßig und systematisch so gehandhabt werden, dass alle gesetzlichen Anforderungen an den Datenschutz erfüllt werden. Weiter werden alle Dokumentationen innerhalb der Software geführt.
Warum sollten Sie eine Datenschutzmanagement-Software nutzen?
Software für das Datenschutzmanagement hilft insbesondere Unternehmen, Vereinen und öffentlichen Stellen dabei, Datenschutzprozesse und Arbeitsabläufe systematisch zu bearbeiten sowie den kompletten Datenschutz Ist-Zustand im Blick zu behalten. Des Weiteren können Compliance-Anforderungen erfüllt werden. Veränderungen werden automatisch dokumentiert (Manipulationssicherheit) und Revisionen können ohne großen Aufwand durchgeführt werden. Neue Regelungen im Datenschutz können mithilfe des DSEV Tools, sehr einfach umgesetzt werden.
Folgende Leistungen beinhaltet das DSEV Tool
Vorteile unserer Datenschutzmanagement-Software
Schnelle und einfache Inventarisierung, Bearbeitung und Verwaltung
Egal ob das Verarbeitungsverzeichnis erstellt, technische und organisatorische Maßnahmen dokumentiert oder die Beschreibung der Systemlandschaft erfolgen soll, innerhalb der Datenschutz-Software sind alle Prozesse klar und einfach festgelegt.
Fertige Muster und Vorlagen
Neben den fertigen Vorlagen innerhalb der Datenschutzmanagement-Software (z. B. 110 Verarbeitungstätigkeiten, Mitarbeiterschulung etc.), finden sich in der Dokumentenverwaltungen wichtige Leit- und Richtlinien, Dokumentationen und vieles mehr.
Zuverlässigkeit und Datensicherheit
Zwei-Faktor-Authentisierung, AES-256-CBC und TLS-Verschlüsselung sowie Hosting in ISO 27001 zertifizierten Rechenzentren in Deutschland.
Alle Funktionen
Abteilungen und Beschäftigte
Verwalten Sie den Datenschutzstatus Ihrer Beschäftigten und Ansprechpartner.
Anfrage betroffener Personen
Eine gute Dokumentation hilft bei der fristgerechten Bearbeitung von Anfragen betroffener Personen.
Audit-Modul
Mit dem Audit-Modul können Sie den Datenschutzstatus erfassen und überprüfen.
Aufgabensystem
Das System erstellt und erinnert Sie an offene Tätigkeiten und hilft so Verstöße zu vermeiden. Des Weiteren erhalten Sie eine Projektplanung.
Auftraggeberverwaltung
Legen Sie Ihre Kunden an und verwalten den Status der Auftragsverarbeitung direkt im System.
Benachrichtigungen
Sie werden automatisch über alle geänderten Datensätze oder neue Kommentare informiert.
Checklisten
Legen Sie Checklisten mit festen Aufgaben an und dokumentieren Sie die Durchführung. Weiter stellen wir Ihnen fertige Checklisten zur Verfügung.
Datenflussdiagramm
Mit dem Datenflussdiagramm sehen Sie die Verarbeitungen aus einer neuen Perspektive.
Datenschutz-Cockpit
Informieren Sie sich mit einem Blick über den Datenschutzstatus Ihres Unternehmens.
DS-Folgenabschätzung
Führen Sie die Risikobewertung und Datenschutz-Folgenabschätzung in wenigen Schritten durch.
Datenschutzverletzungen
Eine Datenpanne ist schnell passiert, es gelten umfangreiche Dokumentationspflichten. Diese können Sie einfach verwalten.
Dienstleister/-AV
Verwalten Sie Ihre Dienstleister und behalten Sie den Status der AV-Verträge im Blick.
Dokumentenablage
Organisieren Sie Auftragsverarbeitungsverträge und wichtige Dokumente online.
Datenschutzverträge digital
Datenschutzverträge (z. B. AV-Verträge digital erstellen und versenden).
PDF-Exporte & Reportings
Alle gemachten Eingaben werden in eine übersichtliche PDF-Dokumentation exportiert.
Systemlandschaft
Erstellen Sie Standorte, legen Zonen, Geräte und Systeme an. Dokumentieren Sie die eingesetzte Software.
TOMs
Dokumentieren Sie technische und organisatorische Maßnahmen mit wenigen Klicks.
Verarbeitungsverzeichnis
Erstellen Sie das Verfahrensverzeichnis und greifen Sie dabei auf viele Vorlagen und Muster zurück.
Vorlagen
Innerhalb der Software bieten wir Ihnen eine Reihe an Vorlagen an (z. B. Videoüberwachung, Vertraulichkeitsvereinbarung etc.).
Webseiten-Analyse
Prüfen Sie automatisiert Ihre Homepage und Webserver auf Sicherheit und Datenschutzkonformität.
Wiki
Innerhalb der Software bieten wir Ihnen ein Wiki an. Hier finden Sie ein Datenschutzhandbuch mit hilfreichen Informationen.
Schulungsmodul
Innerhalb der Software können Sie Ihre Beschäftigten auf Datenschutz und Informationssicherheit schulen.
Whistleblowing Tool
Jedes Paket beinhaltet ein Whistleblowing-System, welches Ihnen bei der Erfüllung und Umsetzung des Hinweisgebergesetztes und der EU-Whistleblower-Richtlinie unterstützt.
DSMS ONE
pro Monat
DSMS MULTI
pro Monat
Der Vertrag gilt für 12 Monate, die Kündigungsfrist beträgt 4 Wochen zum Ablauf der Vertragslaufzeit. Der Vertrag verlängert sich automatisch um 12 Monate, wenn keine fristgerechte Kündigung erfolgt. Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.
Hilfe & FAQs
Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO können Sie im DSEV Tool online abschließen.
Wir nutzen ISO 27001 zertifizierte Rechenzentren in Deutschland. Zugriff auf die Software erfolgt nach einem Berechtigungskonzept und einer strengen Passwort-Richtlinie.
Die Datenübertragung erfolgt mit einer TLS-Verschlüsselung.
Auf dem Portal werden die Daten nach AES.256-CBC verschlüsselt.
Der Manipulationsschutz protokolliert alle Vorgänge innerhalb der Software. Die Daten werden mehrmals täglich gesichert.
Kontaktieren Sie uns für eine DEMO.
Ja, im Multiaccount.
Bei den üblichen Datenschutz-Software-Lösungen erhalten Sie eine reine Software, die ggf. einige Vorlagen beinhaltet, jedoch keine Projektplanung oder Analyse, welche Anforderungen Ihre Organisation zu erfüllen hat (z. B. Videoüberwachung). Mit dieser Software stehen Sie erst mal alleine dar. Nicht so beim DSEV Tool. Wir unterstützen Sie als Partner und begleiten Sie bei der Bearbeitung der Aufgaben. Sie erhalten alles aus einer Hand.
Wenn Sie keine ausreichenden Vorkenntnisse im Datenschutz haben, stellen wir Ihnen eine kostenlose Ausbildung zum Datenschutzkoordinator (m/w/d) und die Einführung in das Datenschutzmanagement-System zur Verfügung. Weiter stellen wir Ihnen Einführungsvideos sowie ein internes Datenschutz-Wiki zur Verfügung.
Im jedem Paket ist ein Beratungskontingent enthalten. Weitere Leistungen können hinzugebucht werden.
