Das smarte Whistleblowing System
Whistleblowing Software: Maximale Sicherheit, einfache externe Lösung und größtmögliche Anonymität.
- Geeignet für Unternehmen und Vereine
- Geeignet für öffentliche Stellen/ Einrichtungen
- Geeignet für externe Berater
- Made in Germany
Was ist ein Whistleblowing System?
Ein Whistleblowing-System/ Hinweisgeber-System ist ein Dienst, der Arbeitnehmer/innen und anderen Personen dabei hilft, Fehlverhalten und ungesetzliches oder unethisches Verhalten am Arbeitsplatz zu melden. Das Einrichten eines internen Meldeweges hilft dabei, potenzielle Regelverstöße frühzeitig aufzudecken, zu beheben und so die Reputation des Unternehmens, Vereins oder der öffentlichen Stelle zu schützen.
Wann benötigt man ein Whistleblowing-System?
Unternehmen ab 50 Beschäftigte müssen einen internen Meldekanal bereitstellen. Auch Unternehmen des öffentlichen Sektors sowie Landkreise, Städte und Kommunen mit mehr als 10.000 Einwohnern müssen einen internen Meldekanal bereitstellen.
Alle Leistungen
Jedes Whistleblowing-System enthält eine Software (SaaS), welche die Erfüllung und Umsetzung des Hinweisgebergesetzes und der EU-Whistleblower-Richtlinie garantiert.
Beschäftigte müssen zum Thema Compliance und Whistleblowing sensibilisiert werden. Eine entsprechende Schulung als E-Learning ist im Paket enthalten.
Whistleblowing-Richtlinie, Checklisten, Informationspflichten Art. 13/ 14 DSGVO sowie ein Whistleblowing Verarbeitungsverzeichnis sind im Paket enthalten.
Folgende Funktionen beinhaltet das Whistleblowing Tool
Das Whistleblowing-Tool ist online über eine URL erreichbar. Hinweisgeber können Hinweise auch anonym über das Portal melden. Der Link kann über das Intranet oder einen Aushang in der Organisation veröffentlicht werden.
Das Whistleblowing-Tool ist mehrsprachig, somit können Hinweise über Fehlverhalten in mehreren Sprachen unterstützt werden. Alle Texte im System können angepasst werden.
Auch eine anonyme Kommunikation ist mit dem Hinweisgeber möglich, ohne dass hierzu eine E-Mail-Adresse angegeben werden muss. Die Kommunikationshistorie wird im System dokumentiert.
Im Whistleblowing-Tool können Meldungen nach Themen und Schwerpunkten gruppiert werden. Weiter können Sie eigene Themen hinzufügen.
Das Portal bietet die Möglichkeit, die Meldeseite mit eigenem Logo oder Farben zu gestalten. Weiter können Sie im E-Learning Portal eigene Zertifikate hochladen.
Jeder Fall wird in einer Übersicht dargestellt. Zuständige Bearbeiter werden automatisch per E-Mail informiert. Zusätzlich können telefonische, persönliche oder schriftliche Fälle im System dokumentiert werden.
Das System erstellt und erinnert an offene Aufgaben. Außerdem erinnert das System an die Fristen für die Bearbeitung.
Sie werden automatisch über alle geänderten Datensätze oder neue Kommentare per E-Mail und im System informiert.
Im System sind Checklisten für die Fallbearbeitung hinterlegt. Die Checklisten können angepasst oder neu erstellt werden.
In der Online-Ablage können Dokumente, Richtlinien etc. digital verwaltet werden. Über Kategorien können diese gruppiert werden. Alle Vorlagen und Dokumente sind hier in den entsprechenden Kategorien abgelegt.
Die Software enthält folgende Vorlagen: Whistleblowing-Verarbeitungstätigkeiten, Informationspflichten nach Art. 13/ 14 DSGVO für Whistleblowing und E-Learning, interne Whistleblowing-Richtlinie.
Beschäftigte werden in der Software zu Compliance und Whistleblowing sensibilisiert. Absolvierte Schulungen werden automatisch dokumentiert. Eigene Inhalte können hinzugefügt werden.
Um die Kommunikation mit Hinweisgebern unkompliziert zu gestalten, können Sie im Tool direkt Videokonferenzen durchführen.
Das Ganze ohne Drittanbieter und undurchsichtige Datenübertragungen.
Volle Zugriffskontrolle auf das Whistleblowing-Tool durch 2-Faktor Authentifizierung.
Die Datensicherheit ist durch ein ISO 27001 zertifizierte Rechenzentren in Deutschland gewährleistet. Die Datenübertragung ist mit einer TLS-Verschlüsselung abgesichert. Auf dem Portal werden die Daten nach AES.256-CBC verschlüsselt.
Es ist möglich, einen Hinweis per Sprachnachricht einzustellen.
Preise
*Der Vertrag gilt für 12 Monate, die Kündigungsfrist beträgt 4 Wochen zum Ablauf der Vertragslaufzeit. Der Vertrag verlängert sich automatisch um 12 Monate, wenn keine fristgerechte Kündigung erfolgt. Die Preise verstehen sich zzgl. gesetzlicher Mehrwertsteuer.
- Whistleblowing-Portal
- Anonyme und nicht-anonyme Meldungen
- Falldokumentation
- Mehrsprachig
- Mandantenfähig
- Compliance-Schulung
- Whistleblowing-Checkliste
- Vorlagen
- Optional: On-Premises (Preis auf Anfrage)
- Whistleblowing-Portal
- Anonyme und nicht-anonyme Meldungen
- Falldokumentation
- Mehrsprachig
- Mandantenfähig
- Compliance-Schulung
- Whistleblowing-Checkliste
- Vorlagen
- Optional: On-Premises (Preis auf Anfrage)
Einblick in das Whistleblowing Tool
Weitere Leistungen
Allgemeine FAQs
Auftragsverarbeitung
Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO können Sie im Whistleblowing-Tool online abschließen.
Sicherheit
Wir nutzen ISO 27001 zertifizierte Rechenzentren in Deutschland. Zugriff auf die Software erfolgt nach einem Berechtigungskonzept und einer strengen Passwort-Richtlinie.
Die Datenübertragung erfolgt mit einer TLS-Verschlüsselung. Auf dem Portal werden die Daten nach AES.256-CBC verschlüsselt.
Der Manipulationsschutz protokolliert alle Vorgänge innerhalb der Software. Die Daten werden mehrmals täglich gesichert.
Was ist ein Whistleblower?
Whistleblower auch Hinweisgeber genannt, sind Personen, die Informationen über Fehlverhalten, Regelverstöße und strafbare Handlungen (z. B. Korruption, Bestechung, Diebstahl, Unterschlagung, Betrug, Geldwäsche, Mobbing etc.) melden.
Ist das System konzernfähig?
Ja, im Multiaccount.
Wer braucht ein Whistleblowing-System?
Unternehmen ab 250 Beschäftigte müssen seit dem 02.07.2023 einen internen Meldekanal bereitstellen.
Auch ab dem 02.07.2023 müssen Unternehmen des öffentlichen Sektors sowie Städte und Kommunen mit mehr als 10.000 Einwohnern ein internen Meldekanal bereitstellen.
Ist das Tool DSGVO-konform?
Ja, das Whistleblowing-Tool vom DSEV ist DSGVO-konform.
So funktioniert es
Nach der Bestellung der Whistleblowing-Software läuft eine 30-tägige, kostenlose Nutzung. Die Freischaltung erfolgt innerhalb weniger Stunden.
Das Whistleblowing-System kann in wenigen Minuten eingerichtet werden. Die Handhabung ist sehr intuitiv. Über das interne Wiki stehen eine schrittweise Einführung sowie weitere hilfreiche Informationen zur Verfügung.
Über das E-Learning-System werden Mitarbeiter auf Compliance und Whistleblowing sensibilisiert. Das Tool dokumentiert erfasste Vorfälle, Korrespondenz und Berichte automatisch.
Über einen wählbaren Link wird das Portal Mitarbeitern und ggf. weiteren Beteiligten zur Verfügung gestellt.
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