Das smarte Whistleblowing System

Whistleblowing Software: Maximale Sicherheit, einfache externe Lösung und größtmögliche Anonymität.

Whistleblowing Software
DSGVO-konform
Praxisorientiert und aktuell
Made in Germany
DSEV_Tool_Hosted in Germany

Was ist ein Whistleblowing System?

Ein Whistleblowing-System/ Hinweisgeber-System ist ein Dienst, der Arbeitnehmer/innen und anderen Personen dabei hilft, Fehlverhalten und ungesetzliches oder unethisches Verhalten am Arbeitsplatz zu melden. Das Einrichten eines internen Meldeweges hilft dabei, potenzielle Regelverstöße frühzeitig aufzudecken, zu beheben und so die Reputation des Unternehmens, Vereins oder der öffentlichen Stelle zu schützen.

Wann benötigt man ein Whistleblowing-System? Jedes Unternehmen in einem EU-Mitgliedsstaat, das 50 oder mehr Arbeitnehmer beschäftigt, unterliegt der Verpflichtung, interne Meldewege einzurichten, die auch eine anonyme Meldung von potenziellen Gesetzesverstößen ermöglicht. Dies geht aus Paragraph 48 der EU-Whistleblower-Richtlinie bzw. der Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern hervor.

Öffentliche Stellen benötigen ab 10.000 Einwohner ein Hinweisgeber-System.

WSB DSEV

Folgende Leistungen beinhaltet das Whistleblowing Tool

Whistleblowing-Software

Jedes Whistleblowing-System enthält eine Software, welche die Erfüllung und Umsetzung des Hinweisgebergesetzes und der EU-Whistleblower-Richtlinie garantiert.

Schulung für Beschäftigte

Beschäftigte müssen zum Thema Compliance und Whistleblowing sensibilisiert werden. Eine entsprechende Schulung als E-Learning ist im Paket enthalten.

Aktuelle Vorlagen und Muster

Whistleblowing-Richtlinie, Checklisten, Informationspflichten nach Art. 13/ 14 DSGVO sowie ein Whistleblowing Verarbeitungsverzeichnis sind im Paket enthalten.

Vorteile der Hinweisgebersoftware im Überblick

Minimiert das Risiko von Gesetzesverstößen

Minimiert das Risiko von Sicherheitsverstößen

Senkt dadurch die Folgekosten von Verstößen

Schafft Vertrauen in die Organisation

Schützt den Ruf und das Image der Organisation

Minimiert Fehlverhalten

Zeigt vorhandene Probleme frühzeitig auf

Schützt Mitarbeitende

So funktioniert es

01

Bestellung und Account Eröffnung

Nach der Bestellung der Whistleblowing-Software läuft eine 30-tägige, kostenlose Nutzung. Die Freischaltung erfolgt innerhalb weniger Stunden.

02

Einrichtung und Customizing
Das Whistleblowing-System kann in wenigen Minuten eingerichtet werden. Die Handhabung ist sehr intuitiv. Über das interne Wiki stehen eine schrittweise Einführung sowie weitere hilfreiche Informationen zur Verfügung.

03

Schulung und Dokumentation
Über das E-Learning-System werden Mitarbeiter auf Compliance und Whistleblowing sensibilisiert. Das Tool dokumentiert erfasste Vorfälle, Korrespondenz und Berichte automatisch.

04

Integration und laufender Betrieb
Über einen wählbaren Link wird das Portal Mitarbeitern und ggf. weiteren Beteiligten zur Verfügung gestellt.
Folgende Funktionen beinhaltet das Whistleblowing Tool
Online-Portal

Das Whistleblowing-Tool ist online über eine URL erreichbar. Hinweisgeber können Hinweise auch anonym über das Portal melden. Der Link kann über das Intranet oder einen Aushang in der Organisation veröffentlicht werden.

Mehrsprachig

Das Whistleblowing-Tool ist mehrsprachig, somit können Hinweise über Fehlverhalten in mehreren Sprachen unterstützt werden. Aktuell steht das Whistleblowing-Tool auf Deutsch und Englisch zur Verfügung. Alle Texte im System können angepasst werden.

Sichere Kommunikation

Eine anonyme Kommunikation ist mit dem Hinweisgeber möglich, ohne dass hierzu eine E-Mail-Adresse angegeben werden muss. Die Kommunikationshistorie wird im System dokumentiert.

Themen und Schwerpunkte

Im Whistleblowing-Tool können Meldungen nach Themen und Schwerpunkten gruppiert werden. Weiter können Sie eigene Themen hinzufügen.

Whitelabel

Das Portal bietet die Möglichkeit, die Meldeseite mit eigenem Logo oder Farben zu gestalten. Weiter können Sie im E-Learning Portal eigene Zertifikate hochladen.

Fallbearbeitung

Jeder Fall wird in einer Übersicht dargestellt. Zuständige Bearbeiter werden automatisch per E-Mail informiert.

Fristen und Aufgaben

Das System erstellt und erinnert an offene Aufgaben. Außerdem erinnert das System an die Fristen für die Bearbeitung.

Benachrichtigungen

Sie werden automatisch über alle geänderten Datensätze oder neue Kommentare per E-Mail und im System informiert.

Checklisten

Im System sind Checklisten für die Fallbearbeitung hinterlegt. Die Checklisten können angepasst oder neu erstellt werden.

Dokumentenablage

In der Online-Ablage können Dokumente, Richtlinien etc. digital verwaltet werden. Über Kategorien können diese gruppiert werden. Alle Vorlagen und Dokumente sind hier in den entsprechenden Kategorien abgelegt.

Vorlagen

Die Software enthält folgende Vorlagen: Whistleblowing-Verarbeitungstätigkeiten, Informationspflichten nach Art. 13/ 14 DSGVO für Whistleblowing und E-Learning, interne Whistleblowing-Richtlinie.

E-Learning System

Beschäftigte werden in der Software zu Compliance und Whistleblowing sensibilisiert. Absolvierte Schulungen werden automatisch dokumentiert. Eigene Inhalte können hinzugefügt werden.

PDF-Reports

Abgeschlossene Fälle können als PDF exportiert und archiviert werden.

2-Faktor Authentifizierung

Volle Zugriffskontrolle auf das Whistleblowing-Tool durch 2-Faktor Authentifizierung.

Volle Sicherheit

Die Datensicherheit ist durch ein ISO 27001 zertifizierte Rechenzentren in Deutschland gewährleistet. Die Datenübertragung ist mit einer TLS-Verschlüsselung abgesichert. Auf dem Portal werden die Daten nach AES.256-CBC verschlüsselt.

Aktuelle Preise
Unternehmen und Vereine
60€

/ Monat

Öffentliche Stellen
60€

/ Monat

Externe Berater
60€

/ Monat

Optional: Zertifizierte Fachkunde

Ausbildung zum Whistleblowing-Beauftragten / Hinweisgeber-Beauftragter (m/w/d)

700€
30 Tage kostenlos testen
Allgemeine FAQs

Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO können Sie im Whistleblowing-Tool online abschließen.

Wir nutzen ISO 27001 zertifizierte Rechenzentren in Deutschland. Zugriff auf die Software erfolgt nach einem Berechtigungskonzept und einer strengen Passwort-Richtlinie.

Die Datenübertragung erfolgt mit einer TLS-Verschlüsselung. Auf dem Portal werden die Daten nach AES.256-CBC verschlüsselt.

Der Manipulationsschutz protokolliert alle Vorgänge innerhalb der Software. Die Daten werden mehrmals täglich gesichert.

Whistleblower auch Hinweisgeber genannt, sind Personen, die Informationen über Fehlverhalten, Regelverstöße und strafbare Handlungen (z. B. Korruption, Bestechung, Diebstahl, Unterschlagung, Betrug, Geldwäsche, Mobbing etc.) melden.

Unternehmen ab 50 Mitarbeitern und öffentliche Stellen (z. B. Gemeinden) ab 10.000 Einwohner. Jedoch empfiehlt es sich grundsätzlich, für jede Organisation ein Hinweisgeber-System zu installieren.

Ja, das Whistleblowing-Tool vom DSEV ist DSGVO-konform.

Ja, das Whistleblowing-Tool vom DSEV entspricht den Vorgaben der EU-Whistleblowing-Richtlinie.

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DIpl. -Ing. Erich Hübner – Senior Consultant

Tel. +49 (0) 89 244 181 471
Fax. +49 (0) 89 244 181 475

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