Das smarte Whistleblowing System

Whistleblowing Software: Maximale Sicherheit, einfache externe Lösung und größtmögliche Anonymität.

Whistleblowing Software
DSEV_Österreich

Für Österreich haben wir ein eigenes Angebot. Weitere Informationen finden Sie hier.

 

DSGVO-konform
EU-Whistleblowing-Richtlinie-konform
Hinweisgeber-Schutzgesetz-konform

Was ist ein Whistleblowing System?

Ein Whistleblowing-System/ Hinweisgeber-System ist ein Dienst, der Arbeitnehmer/innen und anderen Personen dabei hilft, Fehlverhalten und ungesetzliches oder unethisches Verhalten am Arbeitsplatz zu melden. Das Einrichten eines internen Meldeweges hilft dabei, potenzielle Regelverstöße frühzeitig aufzudecken, zu beheben und so die Reputation des Unternehmens, Vereins oder der öffentlichen Stelle zu schützen.

Wann benötigt man ein Whistleblowing-System?

Unternehmen ab 50 Beschäftigte müssen einen internen Meldekanal bereitstellen. Auch  Unternehmen des öffentlichen Sektors sowie Landkreise, Städte und Kommunen mit mehr als 10.000 Einwohnern einen internen Meldekanal bereitstellen.

WSB DSEV

Einblick in das Whistleblowing Tool

Folgende Leistungen beinhaltet das Whistleblowing Tool

Whistleblowing-Software

Jedes Whistleblowing-System enthält eine Software, welche die Erfüllung und Umsetzung des Hinweisgebergesetzes und der EU-Whistleblower-Richtlinie garantiert.

Schulung für Beschäftigte

Beschäftigte müssen zum Thema Compliance und Whistleblowing sensibilisiert werden. Eine entsprechende Schulung als E-Learning ist im Paket enthalten.

Aktuelle Vorlagen und Muster

Whistleblowing-Richtlinie, Checklisten, Informationspflichten nach Art. 13/ 14 DSGVO sowie ein Whistleblowing Verarbeitungsverzeichnis sind im Paket enthalten.

So funktioniert es

01

Bestellung und Account Eröffnung

Nach der Bestellung der Whistleblowing-Software läuft eine 30-tägige, kostenlose Nutzung. Die Freischaltung erfolgt innerhalb weniger Stunden.

02

Einrichtung und Customizing
Das Whistleblowing-System kann in wenigen Minuten eingerichtet werden. Die Handhabung ist sehr intuitiv. Über das interne Wiki stehen eine schrittweise Einführung sowie weitere hilfreiche Informationen zur Verfügung.

03

Schulung und Dokumentation
Über das E-Learning-System werden Mitarbeiter auf Compliance und Whistleblowing sensibilisiert. Das Tool dokumentiert erfasste Vorfälle, Korrespondenz und Berichte automatisch.

04

Integration und laufender Betrieb
Über einen wählbaren Link wird das Portal Mitarbeitern und ggf. weiteren Beteiligten zur Verfügung gestellt.
Folgende Funktionen beinhaltet das Whistleblowing Tool
Online-Portal

Das Whistleblowing-Tool ist online über eine URL erreichbar. Hinweisgeber können Hinweise auch anonym über das Portal melden. Der Link kann über das Intranet oder einen Aushang in der Organisation veröffentlicht werden.

Mehrsprachig

Das Whistleblowing-Tool ist mehrsprachig, somit können Hinweise über Fehlverhalten in mehreren Sprachen unterstützt werden. Aktuell steht das Whistleblowing-Tool auf Deutsch und Englisch zur Verfügung. Alle Texte im System können angepasst werden.

Sichere Kommunikation

Auch eine anonyme Kommunikation ist mit dem Hinweisgeber möglich, ohne dass hierzu eine E-Mail-Adresse angegeben werden muss. Die Kommunikationshistorie wird im System dokumentiert.

Themen und Schwerpunkte

Im Whistleblowing-Tool können Meldungen nach Themen und Schwerpunkten gruppiert werden. Weiter können Sie eigene Themen hinzufügen.

Whitelabel

Das Portal bietet die Möglichkeit, die Meldeseite mit eigenem Logo oder Farben zu gestalten. Weiter können Sie im E-Learning Portal eigene Zertifikate hochladen.

Fallbearbeitung

Jeder Fall wird in einer Übersicht dargestellt. Zuständige Bearbeiter werden automatisch per E-Mail informiert. Zusätzlich können telefonische, persönliche oder schriftliche Fälle im System dokumentiert werden.

Fristen und Aufgaben

Das System erstellt und erinnert an offene Aufgaben. Außerdem erinnert das System an die Fristen für die Bearbeitung.

Benachrichtigungen

Sie werden automatisch über alle geänderten Datensätze oder neue Kommentare per E-Mail und im System informiert.

Checklisten

Im System sind Checklisten für die Fallbearbeitung hinterlegt. Die Checklisten können angepasst oder neu erstellt werden.

Dokumentenablage

In der Online-Ablage können Dokumente, Richtlinien etc. digital verwaltet werden. Über Kategorien können diese gruppiert werden. Alle Vorlagen und Dokumente sind hier in den entsprechenden Kategorien abgelegt.

Vorlagen

Die Software enthält folgende Vorlagen: Whistleblowing-Verarbeitungstätigkeiten, Informationspflichten nach Art. 13/ 14 DSGVO für Whistleblowing und E-Learning, interne Whistleblowing-Richtlinie.

E-Learning System

Beschäftigte werden in der Software zu Compliance und Whistleblowing sensibilisiert. Absolvierte Schulungen werden automatisch dokumentiert. Eigene Inhalte können hinzugefügt werden.

Videokonferenzen

Um die Kommunikation mit Hinweisgebern unkompliziert zu gestalten, können Sie im Tool direkt Videokonferenzen durchführen.

Das Ganze ohne Drittanbieter und undurchsichtige Datenübertragungen.

2-Faktor Authentifizierung

Volle Zugriffskontrolle auf das Whistleblowing-Tool durch 2-Faktor Authentifizierung.

Volle Sicherheit

Die Datensicherheit ist durch ein ISO 27001 zertifizierte Rechenzentren in Deutschland gewährleistet. Die Datenübertragung ist mit einer TLS-Verschlüsselung abgesichert. Auf dem Portal werden die Daten nach AES.256-CBC verschlüsselt.

Sprachnachricht

Es ist möglich, einen Hinweis per Sprachnachricht einzustellen.

2-Faktor Authentifizierung

Volle Zugriffskontrolle auf das Whistleblowing-Tool durch 2-Faktor Authentifizierung.

Volle Sicherheit

Die Datensicherheit ist durch ein ISO 27001 zertifizierte Rechenzentren in Deutschland gewährleistet. Die Datenübertragung ist mit einer TLS-Verschlüsselung abgesichert. Auf dem Portal werden die Daten nach AES.256-CBC verschlüsselt.

Optional: Zertifizierte Fachkunde​

Ausbildung zum Whistleblowing-Beauftragten / Hinweisgeber-Beauftragten (m/w/d)

Bis 249 Beschäftigte

Unternehmen, öffentliche Einrichtungen, Berater

60€

pro Monat *

30 Tage kostenlos testen

*Der Vertrag gilt für 12 Monate, die Kündigungsfrist beträgt 4 Wochen zum Ablauf der Vertragslaufzeit. Der Vertrag verlängert sich automatisch um 12 Monate, wenn keine fristgerechte Kündigung erfolgt. Die Preise verstehen sich zzgl. der gesetzlichen Mehrwertsteuer.

 
Ab 250 Beschäftigte

Unternehmen, öffentliche Einrichtungen, Berater

Preis auf Anfrage

*

30 Tage kostenlos testen

*Der Vertrag gilt für 12 Monate, die Kündigungsfrist beträgt 4 Wochen zum Ablauf der Vertragslaufzeit. Der Vertrag verlängert sich automatisch um 12 Monate, wenn keine fristgerechte Kündigung erfolgt. Die Preise verstehen sich zzgl. der gesetzlichen Mehrwertsteuer.

 
Allgemeine FAQs

Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO können Sie im Whistleblowing-Tool online abschließen.

Wir nutzen ISO 27001 zertifizierte Rechenzentren in Deutschland. Zugriff auf die Software erfolgt nach einem Berechtigungskonzept und einer strengen Passwort-Richtlinie.

Die Datenübertragung erfolgt mit einer TLS-Verschlüsselung. Auf dem Portal werden die Daten nach AES.256-CBC verschlüsselt.

Der Manipulationsschutz protokolliert alle Vorgänge innerhalb der Software. Die Daten werden mehrmals täglich gesichert.

Whistleblower auch Hinweisgeber genannt, sind Personen, die Informationen über Fehlverhalten, Regelverstöße und strafbare Handlungen (z. B. Korruption, Bestechung, Diebstahl, Unterschlagung, Betrug, Geldwäsche, Mobbing etc.) melden.

Unternehmen ab 250 Beschäftigte müssen bis zum 02.07.2023 einen internen Meldekanal bereitstellen. Unternehmen mit 50-249 Beschäftigten haben eine Übergangszeit bis zum 17.12.2023.

Auch ab dem 02.07.2023 müssen Unternehmen des öffentlichen Sektors sowie Städte und Kommunen mit mehr als 10.000 Einwohnern ein internen Meldekanal bereitstellen.

Ja, das Whistleblowing-Tool vom DSEV ist DSGVO-konform.

Ja, das Whistleblowing-Tool vom DSEV entspricht den Vorgaben der EU-Whistleblowing-Richtlinie und den Hinweisgeberschutzgesetz.

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Tel. +49 (0) 89 244 181 471
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