Das smarte Whistleblowing System
Whistleblowing Software: Maximale Sicherheit, einfache externe Lösung und größtmögliche Anonymität.
- Geeignet für Unternehmen und Vereine
- Geeignet für öffentliche Stellen/ Einrichtungen
- Geeignet für externe Berater
- Optional: Fachkunde für die Meldestelle
Was ist ein Whistleblowing System?
Ein Whistleblowing-System/ Hinweisgeber-System ist ein Dienst, der Arbeitnehmer/innen und anderen Personen dabei hilft, Fehlverhalten und ungesetzliches oder unethisches Verhalten am Arbeitsplatz zu melden. Das Einrichten eines internen Meldeweges hilft dabei, potenzielle Regelverstöße frühzeitig aufzudecken, zu beheben und so die Reputation des Unternehmens, Vereins oder der öffentlichen Stelle zu schützen.
Wann benötigt man ein Whistleblowing-System? Jedes Unternehmen in einem EU-Mitgliedsstaat, das 50 oder mehr Arbeitnehmer beschäftigt, unterliegt der Verpflichtung, interne Meldewege einzurichten, die auch eine anonyme Meldung von potenziellen Gesetzesverstößen ermöglicht. Dies geht aus Paragraph 48 der EU-Whistleblower-Richtlinie bzw. der Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern hervor.
Öffentliche Stellen benötigen ab 10.000 Einwohner ein Hinweisgeber-System.
Folgende Leistungen beinhaltet das Whistleblowing Tool
Vorteile der Hinweisgebersoftware im Überblick
Minimiert das Risiko von Gesetzesverstößen
Minimiert das Risiko von Sicherheitsverstößen
Senkt dadurch die Folgekosten von Verstößen
Schafft Vertrauen in die Organisation
Schützt den Ruf und das Image der Organisation
Minimiert Fehlverhalten
Zeigt vorhandene Probleme frühzeitig auf
Schützt Mitarbeitende
So funktioniert es
01
Nach der Bestellung der Whistleblowing-Software läuft eine 30-tägige, kostenlose Nutzung. Die Freischaltung erfolgt innerhalb weniger Stunden.
02
03
04
Das Whistleblowing-Tool ist online über eine URL erreichbar. Hinweisgeber können Hinweise auch anonym über das Portal melden. Der Link kann über das Intranet oder einen Aushang in der Organisation veröffentlicht werden.
Das Whistleblowing-Tool ist mehrsprachig, somit können Hinweise über Fehlverhalten in mehreren Sprachen unterstützt werden. Aktuell steht das Whistleblowing-Tool auf Deutsch und Englisch zur Verfügung. Alle Texte im System können angepasst werden.
Eine anonyme Kommunikation ist mit dem Hinweisgeber möglich, ohne dass hierzu eine E-Mail-Adresse angegeben werden muss. Die Kommunikationshistorie wird im System dokumentiert.
Im Whistleblowing-Tool können Meldungen nach Themen und Schwerpunkten gruppiert werden. Weiter können Sie eigene Themen hinzufügen.
Das Portal bietet die Möglichkeit, die Meldeseite mit eigenem Logo oder Farben zu gestalten. Weiter können Sie im E-Learning Portal eigene Zertifikate hochladen.
Jeder Fall wird in einer Übersicht dargestellt. Zuständige Bearbeiter werden automatisch per E-Mail informiert.
Das System erstellt und erinnert an offene Aufgaben. Außerdem erinnert das System an die Fristen für die Bearbeitung.
Sie werden automatisch über alle geänderten Datensätze oder neue Kommentare per E-Mail und im System informiert.
Im System sind Checklisten für die Fallbearbeitung hinterlegt. Die Checklisten können angepasst oder neu erstellt werden.
In der Online-Ablage können Dokumente, Richtlinien etc. digital verwaltet werden. Über Kategorien können diese gruppiert werden. Alle Vorlagen und Dokumente sind hier in den entsprechenden Kategorien abgelegt.
Die Software enthält folgende Vorlagen: Whistleblowing-Verarbeitungstätigkeiten, Informationspflichten nach Art. 13/ 14 DSGVO für Whistleblowing und E-Learning, interne Whistleblowing-Richtlinie.
Beschäftigte werden in der Software zu Compliance und Whistleblowing sensibilisiert. Absolvierte Schulungen werden automatisch dokumentiert. Eigene Inhalte können hinzugefügt werden.
Abgeschlossene Fälle können als PDF exportiert und archiviert werden.
Volle Zugriffskontrolle auf das Whistleblowing-Tool durch 2-Faktor Authentifizierung.
Die Datensicherheit ist durch ein ISO 27001 zertifizierte Rechenzentren in Deutschland gewährleistet. Die Datenübertragung ist mit einer TLS-Verschlüsselung abgesichert. Auf dem Portal werden die Daten nach AES.256-CBC verschlüsselt.
- Whistleblowing Software inkl. zusätzlicher Leistungen
- Mehrsprachig
- DSGVO-Dokumentation
- Compliance Schulung für Beschäftigte (E-Learning)
- Whistleblowing-Checklisten
- Mandantenfähig
- Whistleblowing-Richtlinie
/ Monat
/ Monat
/ Monat
Ausbildung zum Whistleblowing-Beauftragten / Hinweisgeber-Beauftragter (m/w/d)
Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO können Sie im Whistleblowing-Tool online abschließen.
Wir nutzen ISO 27001 zertifizierte Rechenzentren in Deutschland. Zugriff auf die Software erfolgt nach einem Berechtigungskonzept und einer strengen Passwort-Richtlinie.
Die Datenübertragung erfolgt mit einer TLS-Verschlüsselung. Auf dem Portal werden die Daten nach AES.256-CBC verschlüsselt.
Der Manipulationsschutz protokolliert alle Vorgänge innerhalb der Software. Die Daten werden mehrmals täglich gesichert.
Whistleblower auch Hinweisgeber genannt, sind Personen, die Informationen über Fehlverhalten, Regelverstöße und strafbare Handlungen (z. B. Korruption, Bestechung, Diebstahl, Unterschlagung, Betrug, Geldwäsche, Mobbing etc.) melden.
Unternehmen ab 50 Mitarbeitern und öffentliche Stellen (z. B. Gemeinden) ab 10.000 Einwohner. Jedoch empfiehlt es sich grundsätzlich, für jede Organisation ein Hinweisgeber-System zu installieren.
Ja, das Whistleblowing-Tool vom DSEV ist DSGVO-konform.
Ja, das Whistleblowing-Tool vom DSEV entspricht den Vorgaben der EU-Whistleblowing-Richtlinie.
100+ Kunden im KMU-Bereich
Gerne helfen wir Ihnen weiter.
DIpl. -Ing. Erich Hübner – Senior Consultant
Kontaktformular
Es gelten die Datenschutzbestimmungen.
